Wie man eine internationale Ausstellung plant

Es besteht kein Zweifel daran, dass sich seit Anfang 2020 die Art und Weise, wie wir die Welt sehen, dramatisch verändert hat, und das gilt auch für Messe- und Konferenzveranstaltungen. Zwar haben viele Unternehmen an virtuellen Veranstaltungen teilgenommen, sei es über eine Online-Telefonkonferenz oder eine größere virtuelle Veranstaltung, aber viele werden zustimmen, dass es nichts Besseres gibt, als auf einer Veranstaltung von Angesicht zu Angesicht mit bestehenden und potenziellen Kunden zu sprechen. Auch wenn die Größe der Veranstaltung und des Standes variieren kann, gibt es doch einige grundlegende Dinge, die immer erforderlich sind. Am Beispiel der CPhI-Veranstaltungen würden Sie die folgenden Aufgaben/Verantwortlichkeiten übernehmen.

Planung

Die Entscheidung darüber, wo Ihr Stand innerhalb der gesamten Ausstellungsfläche platziert wird, hängt letztlich davon ab, was Sie bereit sind zu zahlen. Größe und Frequentierung des Standes sind die beiden größten Variablen, die den Preis für Ihren Stand bestimmen. Die Unternehmen müssen daher die Höhe ihrer Investition gegen die erhofften Interaktionen auf der Veranstaltung abwägen. Diese Entscheidungen müssen oft lange vor der Veranstaltung getroffen werden, um den gewünschten Stand zu bekommen, aber es ist ratsam, die im Vorjahr generierten Leads zu analysieren, damit Sie in Zukunft fundierte Entscheidungen treffen können.

Sobald Sie Ihren Stand gesichert haben, wissen Sie genau, mit welcher Form/Größe Sie arbeiten müssen, und die Planung kann in die nächste Phase gehen. Dann setzen wir uns mit unserer Exportabteilung zusammen und besprechen, welche unserer Produkte/Dienstleistungen wir auf dieser speziellen Veranstaltung hervorheben/vorstellen wollen, wobei wir die Art der teilnehmenden Delegierten und die Produkte, die wir ihnen anbieten können, berücksichtigen. Wir beschränken diese Liste, damit wir uns auf bestimmte Bereiche unseres Geschäfts konzentrieren und diese gut ausführen können, obwohl vollständige Produktbroschüren und unser sachkundiges Team immer Informationen/Muster für eine breitere Produktpalette zur Hand haben werden. Auf diese Weise vermeiden wir einen Stand im Stil von "Auftauchen und Wegwerfen".

Da wir nun wissen, welche Größe/Form unser Stand hat und welche Produkte wir auf der Veranstaltung hervorheben möchten, müssen wir uns im nächsten Schritt überlegen, was wir zur Veranstaltung mitnehmen möchten und wo dies auf dem Stand platziert werden kann. Das folgende Beispiel zeigt einen ersten Entwurf unseres Standes auf der CPhI Worldwide 2019 und wie wir unsere Produkte platzieren wollten. Dieser Entwurf wird häufig überarbeitet und aktualisiert, um Entwicklungen Rechnung zu tragen.

Bei vielen hochkarätigen Veranstaltungen erhalten Sie schon lange im Voraus ein Ausstellerpaket, das im Wesentlichen als To-Do-Liste dient. Sie enthält Fristen für alles, was Sie im Voraus planen/vorbereiten müssen. Einige dieser Aufgaben können bereits in der Planungsphase erledigt werden, z. B. der Nachweis, dass Sie über die erforderlichen Haftpflichtversicherungen verfügen, der offizielle Firmenname für die Beschilderung der Veranstaltung usw. sowie die Einrichtung Ihrer Online-Präsenz für die Delegierten vor der Veranstaltung. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihr Profil zu vervollständigen, einschließlich Logos, Biografien und einer Auswahl von Produktlisten/Nachrichten.

Vorbereitung

Bis jetzt wissen wir, wo unser Stand steht, welche Abmessungen er hat, welche Produkte wir hervorheben müssen und wo wir sie ungefähr auf dem Stand platzieren wollen. Als Nächstes können wir diese Informationen nutzen, um Details in unser Design aufzunehmen. Auf der CPhI Worldwide 2019 haben wir uns auf unsere PureGuard-Wischsysteme und unser Sortiment an Reinraum-Alkoholen konzentriert. Anhand dieser Informationen haben wir dann entschieden, welche Grafiken wir für die Wände auswählen würden. Zuvor hatte Micronclean entweder direkt auf die Paneele gedruckt (was zwar einen hohen Standard hat, aber aufgrund der Aluminiumstreifen, die das Design des Shell-Schemas miteinander verbinden, unzusammenhängend aussehen kann) oder wir haben separate Pop-up-Banner verwendet, die das vorherige Problem gelöst haben, aber selten genau in den Raum passten. Für diese Veranstaltung beschlossen wir, in eine neue Ausstellungsausrüstung namens Tecna zu investieren. Damit konnten wir austauschbare Rahmen entwerfen, die sich an jede Standform anpassen lassen. Anschließend wählten wir sorgfältig die Kunstwerke aus, die bis zu 3 m breit waren, um die Standwände nahtlos zu verkleiden. Während der CPhI Frankfurt 2022 verwendeten wir dasselbe Tecna-System mit neuen Stoffvorlagen, um uns auf Produkte zu konzentrieren, die unseren Kunden helfen, die Anforderungen von Annex 1 zu erfüllen.

Wir konnten dann die Liste der Produkte, die wir auf unserem Fernsehbildschirm am Stand präsentieren wollten, erweitern. Auch hier haben wir uns mit unserem Exportteam zusammengesetzt und eine breitere Palette von Produkten ermittelt, die wir für diese Veranstaltung für geeignet hielten. Anhand dieser Liste stellen wir aktuelle Produktfotos, Informationen und Daten zusammen. Diese übersetzen wir dann sowohl ins Englische als auch in die erste Sprache des Veranstaltungsortes.

Wenn wir uns ein wenig weiterbewegen, können wir unsere Produktliste allgemeiner erweitern, um unser gesamtes Angebot an Verbrauchsmaterialien abzudecken, was es uns ermöglicht, eine Vielzahl von Mustern zu beschaffen und zu versenden. Diese Muster helfen dann unserem Exportteam bei allgemeinen Anfragen und Produktvorführungen.

Die Vorbereitungsphase ist auch die Zeit, in der viele Ad-hoc-Ideen in den Mix einfließen können, sobald die Mitarbeiter im Unternehmen die Möglichkeit hatten, sich zu überlegen, was sie persönlich von der Veranstaltung erwarten. Auf der CPhI Worldwide 2019 wollte unser Exportmanager beispielsweise die Delegierten, die er im Laufe des Tages getroffen hatte, zu einem Gin Tonic einladen können. Da es sich um eine internationale Veranstaltung handelt, entwickelte sich dies schnell zu einer großartigen Gelegenheit, unsere britische Herkunft zu zeigen und die Micronclean Arms offiziell zu eröffnen. Wir entwarfen ein 2 mal 2 Meter großes Rollbanner, das jeden Tag bis 16 Uhr aufbewahrt werden konnte und dann zusammen mit einigen Cocktailtischen aufgestellt wurde, an denen G&T serviert wurde. Um das britische Thema fortzusetzen, arbeiteten wir mit einer lokalen Brennerei in Louth, Lincolnshire, zusammen, die Pin Gin herstellt und den Teilnehmern ihr Produkt servierte.

Während die Vorbereitungen von der Liste abgehakt werden, fangen Sie an, große Teile des Ausstellungspakets zu vervollständigen - endlich fühlt es sich an, als kämen Sie weiter! Weitere Details wie die Farbe des Teppichs, Steckdosen und zusätzliches Mobiliar werden in dieser Phase benötigt.

Jetzt, wo alles zusammengetragen und auf Paletten verpackt ist, ist es an der Zeit, sie nach Übersee zu verschicken. Die Kostenvoranschläge und Maße für den Versand werden lange im Voraus erstellt, um einen Abholtermin zu erhalten, der oft Wochen vor dem Datum der Veranstaltung liegt. So können Sie sehr gut organisiert arbeiten, denn jede Ergänzung in letzter Minute würde zusätzliche Kosten für den Paketversand oder die Versendung mit Personal, das an der Veranstaltung teilnimmt, verursachen. Die Paletten werden dann direkt an Ihren Stand geliefert, in der Regel am Tag vor der Eröffnung der Veranstaltung während der Aufbau- und Pausenzeit.

Ausführung

In der Aufbauphase darf eine begrenzte Anzahl von Personalvertretern oder Auftragnehmern die Ausstellungshalle betreten, um den Stand fertig zu bauen. In dieser Phase des Prozesses sieht das fertige Produkt, das die Delegierten weniger als 24 Stunden später sehen, ganz anders aus. Hier laufen Hunderte von Bauarbeitern herum, es sind keine Teppiche verlegt, die Stände sind nur halb aufgebaut, und das ist an sich schon eine sehr einzigartige Erfahrung. Anhand eines Grundrisses, wie dem oben abgebildeten, platzieren Sie alle Möbel und Gegenstände und nehmen in letzter Minute noch Anpassungen vor.

Am Morgen der Veranstaltung sind wir bereits einige Stunden vor dem Eintreffen der Delegierten vor Ort und bestücken unseren Stand mit Mustern, legen Unterlagen wie Produktbroschüren/Flyer bei und sorgen dafür, dass alles perfekt aussieht. Sobald die Delegierten in die Hallen strömen, wissen Sie, ob sich Ihre Planung und Vorbereitung gelohnt hat. Wenn man sieht, wie die Mitarbeiter mit den Delegierten interagieren, ihnen Produkte zeigen und eine Vielzahl von Fragen beantworten, wird klar, wofür all die harte Arbeit gut war.

Autor
Ryan Ashcroft
Marketingassistentin